Eigentümerversammlung vorbereiten: Die Checkliste für Beiräte

Eine gut vorbereitete Eigentümerversammlung (ETV) beginnt sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Der Verwaltungsbeirat spielt dabei die zentrale Rolle: Er sammelt Themen aus der Eigentümerschaft, stimmt die Tagesordnung mit der Verwaltung ab, prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung und sorgt dafür, dass Beschlussvorlagen rechtssicher formuliert sind. Dazu gehören die Klärung organisatorischer Fragen — Raum, Technik, hybride Teilnahme — sowie die rechtzeitige Einladung mit allen Unterlagen gemäß § 24 WEG (mindestens drei Wochen Frist). Vollmachten und Stimmrechtslisten müssen vorbereitet, der Ablauf mit dem Verwalter durchgesprochen werden. Wer diese Schritte systematisch abarbeitet, verhindert Anfechtungsklagen, verkürzt die Versammlungsdauer erheblich und stellt sicher, dass die Gemeinschaft handlungsfähig bleibt. Aus unserer Erfahrung bei Avioni in Ulm und Neu-Ulm scheitern die meisten ETV-Probleme nicht am Versammlungstag selbst, sondern an mangelnder Vorbereitung in den Wochen davor.

6–8 Wochen vorher: Themen sammeln und Termin abstimmen

Die Vorbereitung beginnt damit, die richtigen Themen auf den Tisch zu bringen. Der Beirat sollte aktiv auf Eigentümer zugehen und fragen: Welche Anliegen gibt es? Welche Probleme sind seit der letzten Versammlung aufgetaucht? Gab es Beschwerden über Hausgeld, Zustand des Gebäudes oder Dienstleister?

Parallel dazu prüft der Beirat die Beschlusssammlung der letzten Versammlungen. Offene oder nur teilweise umgesetzte Beschlüsse gehören auf die Tagesordnung — entweder als Sachstandsbericht oder als erneuter Beschlusspunkt. Das betrifft häufig Sanierungsmaßnahmen, Versicherungsfragen oder Änderungen an der Hausordnung.

Gleichzeitig sollte der Beirat mit dem Verwalter den Terminkalender abstimmen. Bei der Terminwahl bewährt sich ein Wochentag am frühen Abend (18:00 oder 18:30 Uhr). Vermeiden Sie Ferienzeiten und Feiertage. Prüfen Sie, ob der gewünschte Versammlungsraum verfügbar ist — und ob er groß genug für die Gemeinschaft ist.

Sanierungsbedarf erkennen

Gerade bei älteren Wohnanlagen sollte der Beirat vor der ETV eine Begehung des Gemeinschaftseigentums durchführen. Prüfen Sie Fassade, Dach, Tiefgarage, Treppenhäuser und technische Anlagen. Dokumentieren Sie offensichtliche Mängel mit Fotos. Falls größere Instandhaltungsmaßnahmen absehbar sind, sollten rechtzeitig Angebote eingeholt werden — idealerweise drei Vergleichsangebote, die der Versammlung zur Beschlussfassung vorgelegt werden können.

4–6 Wochen vorher: Tagesordnung und Beschlussvorlagen erstellen

Die Tagesordnung ist das Rückgrat jeder Eigentümerversammlung. Ohne einen angekündigten Tagesordnungspunkt (TOP) darf grundsätzlich kein Beschluss gefasst werden — andernfalls droht die Anfechtung. Die Tagesordnung gliedert sich in Pflichtpunkte und individuelle TOPs.

Pflichtpunkte jeder ordentlichen ETV

• Genehmigung der Jahresabrechnung — Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen, Entwicklung der Erhaltungsrücklage
• Beschluss über den Wirtschaftsplan — Ansätze für das kommende Wirtschaftsjahr, Höhe des Hausgelds, Zuführung zur Erhaltungsrücklage
• Entlastung des Verwalters — Entscheidung der Gemeinschaft, ob dem Verwalter für das abgelaufene Geschäftsjahr Entlastung erteilt wird
• Entlastung des Verwaltungsbeirats — analog zum Verwalter

Individuelle Tagesordnungspunkte

Hier kommen die gesammelten Themen ins Spiel: Sanierungsbeschlüsse, Änderungen der Hausordnung, Bestellung oder Abberufung des Verwalters, bauliche Veränderungen nach § 20 WEG, Anpassung von Verteilungsschlüsseln oder die Einrichtung von Ladeinfrastruktur für E-Fahrzeuge. Jeder Eigentümer hat das Recht, TOPs zu beantragen — der Verwalter ist verpflichtet, diese aufzunehmen, sofern sie rechtzeitig eingehen.

Beschlussvorlagen rechtssicher formulieren

Das ist der Punkt, an dem viele Gemeinschaften Fehler machen. Eine Beschlussvorlage muss so formuliert sein, dass sie eindeutig mit Ja oder Nein abgestimmt werden kann. Vage Formulierungen wie "Die Verwaltung soll sich um die Fassade kümmern" sind wertlos. Besser: "Die Eigentümergemeinschaft beschließt die Fassadensanierung des Nordgiebels gemäß Angebot der Firma Maier GmbH vom 15.01.2026 (Bruttosumme: 42.800 EUR). Die Finanzierung erfolgt aus der Erhaltungsrücklage. Der Verwalter wird ermächtigt, den Auftrag zu erteilen."

2–4 Wochen vorher: Einladung, Unterlagen und Organisation

Einladung fristgerecht versenden

Nach § 24 Abs. 4 WEG muss die Einladung mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin bei allen Eigentümern zugehen. Entscheidend ist der Zugang, nicht der Versand. Planen Sie daher Postlaufzeiten ein. In der Praxis empfehlen wir, die Einladung vier Wochen vor dem Termin zu versenden. Die Einladung muss Ort, Datum, Uhrzeit und die vollständige Tagesordnung enthalten.

Ein häufiger Fehler: Die Einladung wird zwar rechtzeitig verschickt, aber die Beschlussvorlagen und Unterlagen fehlen. Eigentümer können sich dann nicht vorbereiten, was zu langen Diskussionen und Vertagungen führt. Verschicken Sie daher mit der Einladung:

• Die vollständige Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen
• Den Wirtschaftsplanentwurf für das kommende Jahr
• Alle Beschlussvorlagen im Wortlaut
• Relevante Angebote und Gutachten zu Sanierungsmaßnahmen
• Den Bericht des Verwaltungsbeirats zur Prüfung der Abrechnung
• Ein Vollmachtsformular

Raum, Technik und hybride Teilnahme

Nicht jede Gemeinschaft hat das Glück, einen eigenen Gemeinschaftsraum zu besitzen. In Ulm und Neu-Ulm nutzen viele unserer WEG-Gemeinschaften Gaststätten, Vereinsheime oder Tagungsräume. Achten Sie bei der Raumwahl auf ausreichende Größe (Abstandsregeln bedenken), Barrierefreiheit, Parkmöglichkeiten und technische Ausstattung (Strom, Projektor, WLAN).

Seit der WEG-Reform 2020 können Eigentümergemeinschaften die Online-Teilnahme an Versammlungen beschließen. Wenn Ihre Gemeinschaft einen solchen Beschluss gefasst hat, müssen Sie die technische Infrastruktur rechtzeitig testen: Videokonferenzsystem, Kamera, Mikrofon, stabile Internetverbindung und ein klar definiertes Abstimmungsverfahren für Online-Teilnehmer.

1 Woche vorher: Letzte Vorbereitungen

In der Woche vor der Versammlung geht es um die Feinabstimmung. Folgende Punkte sollten Sie jetzt abschließen:

• Teilnehmerliste vorbereiten: Erstellen Sie eine Liste aller Eigentümer mit Einheitennummer, Miteigentumsanteil und Stimmrecht. Halten Sie Platz für die Unterschrift bei Anwesenheit bereit.
• Vollmachten-Vorlage versenden: Erinnern Sie Eigentümer, die nicht teilnehmen können, an die Möglichkeit der Vollmachterteilung. Stellen Sie ein einfaches Formular zur Verfügung.
• Stimmrechte prüfen: Klären Sie das Stimmrechtsprinzip Ihrer Gemeinschaft — Kopfprinzip, Wertprinzip oder Objektprinzip. Dies ergibt sich aus der Gemeinschaftsordnung bzw. aus § 25 WEG.
• Ablauf mit der Verwaltung durchsprechen: Besprechen Sie die Reihenfolge der TOPs, die geschätzte Dauer der Diskussionen und wer welche Punkte vorstellt. Klären Sie, ob externe Referenten (z. B. Architekten, Energieberater) zu bestimmten TOPs eingeladen werden sollen.

Am Tag der Versammlung

Anwesenheit und Beschlussfähigkeit

Beginnen Sie mit der Erfassung der anwesenden und vertretenen Eigentümer. Legen Sie alle eingegangenen Vollmachten vor und prüfen Sie deren Gültigkeit. Erst wenn feststeht, dass die Versammlung beschlussfähig ist, kann sie eröffnet werden. Nach § 25 Abs. 1 WEG ist die Versammlung beschlussfähig, wenn die erschienenen und vertretenen Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile repräsentieren — sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt.

Sollte die Beschlussfähigkeit nicht erreicht werden, kann der Verwalter eine Zweitversammlung einberufen. Diese ist unabhängig von der Zahl der vertretenen Miteigentumsanteile beschlussfähig, wenn in der Einladung darauf hingewiesen wurde. Aus diesem Grund empfehlen wir bei Avioni, den Hinweis auf eine mögliche Zweitversammlung bereits in die Ersteinladung aufzunehmen.

Protokollführung und Abstimmung

Die Protokollführung ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 24 Abs. 6 WEG). Das Protokoll muss von dem Vorsitzenden der Versammlung, einem Eigentümer und — falls vorhanden — dem Beiratsvorsitzenden unterschrieben werden. Das Protokoll hält fest: Ort, Datum und Uhrzeit, die anwesenden und vertretenen Eigentümer, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, jede einzelne Abstimmung mit genauem Wortlaut des Beschlusses und dem Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen).

Das Abstimmungsverfahren hängt von der Art des Beschlusses ab. Einfache Beschlüsse erfordern die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Für bestimmte bauliche Veränderungen nach § 20 WEG reicht ebenfalls die einfache Mehrheit — die Kostenverteilung richtet sich dann nach § 21 WEG. Doppelt qualifizierte Mehrheiten (drei Viertel der Stimmen und mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile) sind für bestimmte Maßnahmen erforderlich, etwa grundlegende Umgestaltungen.

Nach der Versammlung: Protokoll und Umsetzung

Die Arbeit des Beirats endet nicht mit dem letzten Tagesordnungspunkt. In den Tagen nach der Versammlung prüft der Beirat das vom Verwalter erstellte Protokoll auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Stimmen die Beschlusstexte mit dem tatsächlich Abgestimmten überein? Sind alle Abstimmungsergebnisse korrekt erfasst? Erst nach der Prüfung durch den Beirat sollte das Protokoll an die Eigentümer versandt und in die Beschlusssammlung aufgenommen werden.

Ebenso wichtig ist die Nachverfolgung der gefassten Beschlüsse. Legen Sie gemeinsam mit der Verwaltung eine Umsetzungsliste an: Welcher Beschluss muss bis wann umgesetzt werden? Wer ist verantwortlich? Welche externen Beauftragungen sind nötig? Der Beirat sollte in regelmäßigen Abständen — etwa quartalsweise — den Stand der Umsetzung mit der Verwaltung besprechen.

Die Checkliste im Überblick

Zum Abschluss die wichtigsten Meilensteine in kompakter Form:

• 8 Wochen vorher: Themen sammeln, Eigentümer aktiv befragen, offene Beschlüsse prüfen
• 6 Wochen vorher: Termin und Raum mit Verwaltung abstimmen, Begehung durchführen
• 5 Wochen vorher: Tagesordnung mit Verwaltung finalisieren, Beschlussvorlagen formulieren
• 4 Wochen vorher: Einladung mit allen Unterlagen versenden (Fristwahrung!)
• 2 Wochen vorher: Raumtechnik und hybride Teilnahme testen, Angebote nachfordern
• 1 Woche vorher: Teilnehmerliste, Vollmachten, Stimmrechte, Ablauf mit Verwaltung besprechen
• Tag der ETV: Anwesenheit erfassen, Beschlussfähigkeit prüfen, Protokoll führen
• Nach der ETV: Protokoll prüfen, Beschlusssammlung aktualisieren, Umsetzung nachverfolgen

Eine strukturierte Vorbereitung macht den Unterschied zwischen einer zweistündigen, ergebnisreichen Versammlung und einem vierstündigen Streitgespräch. Als Hausverwaltung in Ulm und Neu-Ulm unterstützen wir unsere Beiräte bei jedem einzelnen dieser Schritte — von der Themenfindung bis zur Beschlussumsetzung. Wenn Sie Fragen zur Vorbereitung Ihrer nächsten Eigentümerversammlung haben, sprechen Sie uns an.