Rein virtuelle Eigentümerversammlung: So nutzen WEG die neuen Möglichkeiten

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Beschlussorgan jeder WEG. Doch steigende Reisekosten, berufliche Verpflichtungen und weiter entfernt lebende Eigentümer führen regelmäßig zu geringer Teilnahme. Seit der Einführung des § 23 Abs. 1a WEG können Eigentümergemeinschaften nun auch rein virtuelle Versammlungen beschließen — ohne Präsenzpflicht. Ein Paradigmenwechsel, der enorme Chancen bietet, aber auch sorgfältig umgesetzt werden muss.

Die rechtliche Grundlage: § 23 Abs. 1a WEG

Mit der Ergänzung des Wohnungseigentumsgesetzes wurde in § 23 Abs. 1a WEG erstmals die Möglichkeit geschaffen, Eigentümerversammlungen vollständig virtuell durchzuführen — also ohne physischen Versammlungsort. Die Teilnehmer nehmen über eine elektronische Kommunikationsplattform teil, können in Echtzeit miteinander kommunizieren und ihre Stimmrechte digital ausüben.

Wichtig: Es handelt sich hier nicht um die bereits zuvor mögliche hybride Teilnahme, bei der einzelne Eigentümer online zugeschaltet werden, während die Versammlung grundsätzlich in Präsenz stattfindet. Die rein virtuelle Versammlung ersetzt die Präsenz vollständig. Kein Eigentümer muss persönlich erscheinen, und kein physischer Versammlungsraum ist erforderlich.

Voraussetzungen für den Beschluss

Die Einführung der rein virtuellen Eigentümerversammlung erfordert einen qualifizierten Beschluss der Eigentümergemeinschaft. Die Voraussetzungen im Einzelnen:

Qualifizierte Mehrheit: 3/4 der abgegebenen Stimmen

Für den Beschluss, künftig rein virtuelle Versammlungen durchzuführen, ist eine Dreiviertel-Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich. Es reicht also nicht die einfache Mehrheit. Der Gesetzgeber hat diese erhöhte Hürde bewusst gewählt, um sicherzustellen, dass die Entscheidung von einer breiten Mehrheit der Eigentümer getragen wird.

Zeitliche Begrenzung: Maximal 3 Jahre

Der Beschluss zur rein virtuellen Versammlung gilt maximal drei Jahre. Danach muss er erneuert werden. Diese Befristung gibt der Eigentümergemeinschaft die Möglichkeit, die Erfahrungen mit dem virtuellen Format zu evaluieren und gegebenenfalls zur Präsenzversammlung zurückzukehren.

Der Dreijahreszeitraum beginnt mit dem Tag des Beschlusses. Eine Erneuerung ist jederzeit möglich, auch vor Ablauf der Frist, wenn die WEG frühzeitig Planungssicherheit wünscht.

Mindestanforderungen an die Technik

Das Gesetz schreibt vor, dass die technische Lösung bestimmte Mindestanforderungen erfüllen muss. Die virtuelle Versammlung muss gewährleisten, dass:

• Alle Teilnehmer in Echtzeit an der Versammlung teilnehmen können (Bild und Ton)
• Eine Wortmeldung und Diskussion in Echtzeit möglich ist
• Die Stimmabgabe sicher und nachvollziehbar erfolgt
• Die Identität der Teilnehmer überprüft werden kann
• Die Versammlung vor unbefugtem Zugriff geschützt ist

Standard-Videokonferenztools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet erfüllen diese Anforderungen grundsätzlich, sollten jedoch durch ein separates Abstimmungstool ergänzt werden, um eine rechtssichere Stimmabgabe zu gewährleisten.

Technische Umsetzung: Plattformen und Tools

Für die praktische Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung. Grundsätzlich lassen sich drei Ansätze unterscheiden:

Spezialisierte WEG-Plattformen

Mehrere Anbieter haben in den letzten Jahren spezialisierte Plattformen für virtuelle Eigentümerversammlungen entwickelt. Diese kombinieren Videokonferenz, Abstimmung und Protokollerstellung in einer integrierten Lösung. Beispiele sind etg24, Facilioo oder Casavi. Letztere nutzen wir bei Avioni Immobilien bereits seit Jahren für die digitale Verwaltung und Kommunikation mit Eigentümern.

Der Vorteil spezialisierter Plattformen: Sie sind auf die besonderen Anforderungen von WEG-Versammlungen zugeschnitten — von der Einladung über die Vollmachtsprüfung bis zur automatischen Protokollerstellung. Das reduziert den organisatorischen Aufwand erheblich und minimiert das Risiko von Anfechtungen.

Allgemeine Videokonferenztools mit Ergänzungen

Alternativ können allgemeine Videokonferenztools wie Zoom oder Teams eingesetzt werden, ergänzt um ein separates Abstimmungstool (etwa Mentimeter, Slido oder ein eigens entwickeltes Formular). Diese Lösung ist kostengünstig, erfordert aber mehr manuelle Koordination und birgt ein höheres Risiko für technische Probleme.

KI-gestützte Vorbereitung und Nachbereitung

Ein zunehmend wichtiger Aspekt ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der Vor- und Nachbereitung von Versammlungen. KI-Tools können bei folgenden Aufgaben unterstützen:

• Automatische Tagesordnung: Auf Basis offener Vorgänge, Beschlussvorlagen und wiederkehrender Themen kann eine KI eine strukturierte Tagesordnung vorschlagen.
• Protokollerstellung: Spracherkennungs-KI kann die Versammlung in Echtzeit transkribieren und daraus ein Protokollentwurf erstellen, den der Verwalter nur noch prüfen und freigeben muss.
• Zusammenfassungen: Für Eigentümer, die nicht an der Versammlung teilnehmen konnten, können automatische Zusammenfassungen der wichtigsten Beschlüsse und Diskussionspunkte erstellt werden.
• Beschlussüberwachung: KI-gestützte Systeme können die Umsetzung gefasster Beschlüsse nachverfolgen und die Verwaltung an offene Maßnahmen erinnern.

Vorteile der virtuellen Eigentümerversammlung

Die rein virtuelle Versammlung bietet gegenüber der klassischen Präsenzversammlung eine Reihe handfester Vorteile:

Höhere Teilnahmequote

Erfahrungswerte aus den ersten virtuellen Versammlungen zeigen eine deutlich höhere Teilnahmequote. Eigentümer, die nicht in der Nähe des Versammlungsortes wohnen, Berufstätige mit wenig Freizeit und ältere oder mobilitätseingeschränkte Eigentümer nehmen deutlich häufiger an virtuellen Versammlungen teil. In vielen WEG steigt die Teilnahmequote von durchschnittlich 40-50 Prozent auf 70-80 Prozent.

Eine höhere Teilnahmequote bedeutet nicht nur eine breitere demokratische Legitimation der Beschlüsse, sondern reduziert auch das Risiko, dass Versammlungen mangels Beschlussfähigkeit verschoben werden müssen.

Geringere Kosten

Die Anmietung eines Versammlungsraumes entfällt. Bei größeren WEG mit 30 oder mehr Einheiten können die Raumkosten durchaus 300-500 Euro pro Versammlung betragen. Hinzu kommen Fahrtkosten des Verwalters und gegebenenfalls Bewirtungskosten. Diese Ausgaben werden durch die virtuelle Versammlung eingespart oder deutlich reduziert.

Zeiteffizienz

Virtuelle Versammlungen sind in der Regel kürzer und strukturierter als Präsenzversammlungen. Die digitale Abstimmung geht schneller als die manuelle Auszählung von Handzeichen. Zudem fällt die An- und Abreisezeit weg, was die Bereitschaft zur Teilnahme weiter erhöht.

Bessere Dokumentation

Virtuelle Versammlungen können (mit Zustimmung aller Teilnehmer) aufgezeichnet werden. Das erleichtert die Protokollerstellung und schafft eine verlässliche Dokumentation für den Fall von Unstimmigkeiten. Auch die automatische Transkription ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung der Diskussionen.

Herausforderungen und Lösungen

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die bei der Einführung virtueller Versammlungen berücksichtigt werden sollten:

Digitale Teilhabe

Nicht alle Eigentümer sind gleichermaßen mit digitaler Technik vertraut. Insbesondere ältere Eigentümer können Berührungsängste haben. Hier empfehlen wir:

• Bieten Sie vorab einen Testtermin an, bei dem Eigentümer die Technik ausprobieren können.
• Erstellen Sie eine einfache, bebilderte Anleitung für die Teilnahme.
• Stellen Sie eine telefonische Hotline während der Versammlung bereit, die bei technischen Problemen hilft.
• Ermöglichen Sie alternativ die telefonische Einwahl für Eigentümer ohne Internetzugang.

Rechtssicherheit

Die Anfechtbarkeit von Beschlüssen, die in virtuellen Versammlungen gefasst wurden, ist ein relevantes Thema. Um das Anfechtungsrisiko zu minimieren, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Ordnungsgemäße Einladung mit Hinweis auf die virtuelle Durchführung und die Zugangsdaten
• Sichere Identitätsprüfung der Teilnehmer (z.B. über Kamerafreigabe und Namensanzeige)
• Dokumentation der Anwesenheit und der Abstimmungsergebnisse
• Protokoll, das die Einhaltung aller formalen Anforderungen belegt

Rolle der Hausverwaltung

Die erfolgreiche Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen erfordert von der Hausverwaltung erweiterte Kompetenzen. Neben der fachlichen und rechtlichen Kompetenz müssen Verwalter auch die technische Moderation beherrschen und mit den eingesetzten digitalen Tools vertraut sein.

Bei Avioni Immobilien haben wir in den letzten Jahren konsequent in digitale Kompetenz investiert. Unsere Verwaltung über Casavi bietet eine durchgehend digitale Plattform, die auch virtuelle Versammlungen nahtlos integriert. So profitieren unsere Eigentümergemeinschaften von einer modernen, effizienten und transparenten Verwaltung.

Praktischer Leitfaden: So führen Sie die virtuelle ETV ein

Wenn Ihre WEG die rein virtuelle Eigentümerversammlung einführen möchte, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

• Schritt 1: Informieren Sie die Eigentümer frühzeitig über die Möglichkeit und die Vorteile der virtuellen Versammlung.
• Schritt 2: Setzen Sie den Beschlussantrag auf die Tagesordnung der nächsten Präsenz- oder Hybridversammlung.
• Schritt 3: Wählen Sie eine geeignete Plattform und führen Sie vor dem Beschluss eine Testversammlung durch.
• Schritt 4: Fassen Sie den Beschluss mit der erforderlichen 3/4-Mehrheit. Formulieren Sie den Beschluss klar: Geltungsdauer (maximal 3 Jahre), eingesetzte Plattform, Regelungen für Eigentümer ohne Internetzugang.
• Schritt 5: Führen Sie die erste virtuelle Versammlung durch und evaluieren Sie im Anschluss gemeinsam mit den Eigentümern die Erfahrungen.

Fazit: Die Zukunft der Eigentümerversammlung ist digital

Die rein virtuelle Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 1a WEG ist kein technisches Experiment mehr, sondern ein ausgereiftes Instrument, das WEG echte Vorteile bietet: höhere Teilnahme, geringere Kosten, bessere Dokumentation und mehr Flexibilität. Die Voraussetzung ist ein professionell vorbereiteter Beschluss und eine zuverlässige technische Infrastruktur.

Als Hausverwaltung mit digitaler Kompetenz unterstützen wir Sie bei der Einführung und Durchführung virtueller Versammlungen — von der Beschlussvorbereitung über die technische Umsetzung bis zur laufenden Betreuung. Sprechen Sie uns an, um die Möglichkeiten für Ihre WEG zu besprechen.